Les avantages d’avoir une infolettre au bureau ꟷ et comment la mettre en place

Les avantages d’avoir une infolettre au bureau ꟷ et comment la mettre en place

Avez-vous parfois l’impression que vous passez trop de temps chaque semaine à rassembler votre équipe pour les informer des nouveautés du bureau? Êtes-vous fatigué de toujours devoir envoyer un petit courriel chaque fois que vous avez quelque chose à dire à votre équipe?

Si vous avez répondu « oui! » à l’une de ces questions, songez à mettre en place une infolettre de bureau et à l’envoyer aux courriels d’entreprise des employés. Cette dernière peut constituer une excellente façon de mettre à jour votre équipe au sujet de tâches d’ordre administratif, de l’informer du progrès d’un projet, de l’aviser de développements ayant lieu au sein de l’entreprise et de partager avec elle des nouvelles importantes ou intéressantes. Vous pouvez en même temps l’utiliser pour renforcer l’engagement de votre équipe et pour souligner de temps à autre les réalisations de ses membres.

Maintenant que vous connaissez les avantages qu’une infolettre de bureau peut vous apporter, comment pouvez-vous en créer une? Voici quelques astuces pour vous aider :

  • Gardez vos articles dans un même fichier ou document. Il est facile d’oublier les choses lorsqu’on est occupé. Pour cette raison, nous vous recommandons de créer un fichier séparé dans votre ordinateur pour y entreposer des mises à jour et des nouvelles que vous désirez partager avec votre équipe. Organisez le fichier par semaine ou par mois, ou selon toute autre fréquence à laquelle vous planifiez envoyer votre infolettre.

  • Mettez votre infolettre à l’horaire. Vous aurez besoin de mettre du temps de côté pour produire votre infolettre. Réservez-vous un bloc de 60 à 90 minutes au même moment chaque semaine; de cette façon, vous augmenterez les probabilités que vous vous mettrez réellement à la tâche.

  • Utilisez un modèle et un programme d’envoi de courriels. Plusieurs plateformes existent pour vous aider à créer plus facilement votre infolettre. Mailchimp, par exemple, offre un plan gratuit comportant toutes les fonctions de base dont vous avez besoin. Choisissez un modèle qui vous plaît et qui comporte une version mobile puisque plusieurs personnes risquent de lire l’infolettre sur leur téléphone.

  • Portez une attention particulière à la facilité d’utilisation. Dans son article « How to Launch a Killer Email Newsletter », paru sur Fast Company, Cayleigh Parrish recommande d’organiser le texte en de courts paragraphes, d’écrire des phases courtes et d’utiliser énormément de puces. De plus, il vaut mieux ne pas exagérer avec les photos puisque celles-ci peuvent être plus longues à télécharger.

  • Faites un test. Avant d’envoyer l’infolettre à l’ensemble de votre équipe, envoyez-la d’abord à votre propre adresse afin que vous puissiez vous assurer qu’elle ressemble à ce que vous aviez en tête. Si vous n’en êtes pas satisfait, modifiez-la jusqu’à ce que vous le soyez.

  • Demandez de l’aide. Si vous trouvez que l’infolettre vous prend trop de temps, demandez à l’un des membres de votre équipe de vous aider. Vous pouvez toujours réunir les informations et avoir le mot final sur le design, mais vous économiserez énormément de temps si vous assignez à quelqu’un d’autre la tâche de mettre le texte et les images dans le bon format. 

En envoyant toutes vos mises à jour à votre équipe au moyen d’une même communication sur une base régulière, vous pouvez faire économiser beaucoup de temps à vos employés ainsi qu’à vous-même. Par conséquent, vous disposerez d’un plus grand nombre d’heures dans la journée pour vous concentrer sur le reste de votre travail.

Sources :

https://www.fastcompany.com/40425745/how-to-launch-a-killer-email-newsletter

https://www.themuse.com/advice/a-step-by-step-guide-to-creating-an-email-newsletter?ref=carousel-slide-5

https://mailchimp.com