Comment tenir des réunions plus efficaces

Comment tenir des réunions plus efficaces

Les réunions peuvent être longues et même ennuyeuses; plusieurs les considèrent comme une perte de temps. Vous avez cependant parfois besoin de réunir votre équipe pour évaluer l’état des choses, fixer de nouveaux objectifs et trouver de nouvelles solutions. Voilà pourquoi, si vous voulez devenir un grand dirigeant, vous devez apprendre comment tenir des réunions efficaces. Les astuces suivantes peuvent vous aider :

  • Planifiez une rencontre uniquement lorsqu’elle est absolument nécessaire. Vos employés connaissent les tâches qu’ils ont à faire, donc à moins que vous vouliez les informer d’une nouveauté, il n’est pas nécessaire de tenir une réunion tous les lundis matin. Demandez-vous également si le sujet dont vous désirez traiter pourrait être abordé dans un courriel de groupe. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez alors organiser une réunion.

  • Ayez un objectif précis et planifiez bien l’ordre du jour. Vous devez connaître l’objectif de la réunion et ce que vous souhaitez avoir réalisé à la fin de celle-ci. Voulez-vous lancer des idées pour un nouveau compte, ou souhaitez-vous plutôt discuter du prochain déménagement? Indépendamment de sa nature, ayez un objectif précis et planifiez l’ordre du jour de manière à ce qu’il inclue tous les sujets que vous voulez aborder.

  • Envoyez l’ordre du jour à l’avance par courriel. De cette façon, les membres de l’équipe pourront préparer toutes les questions qu’ils pourraient avoir ou toutes les contributions qu’ils voudraient apporter.

  • Demandez aux personnes d’éteindre leurs appareils électroniques. Ne permettez pas aux alertes, aux messages ou aux appels de distraire les employés et d’interférer dans votre réunion. Bien entendu, si quelqu’un a une affaire urgente de laquelle il doit immédiatement s’occuper, laissez-le faire, mais en général, ce n’est pas trop demander à votre équipe d’éteindre leurs cellulaires pendant 30 minutes.

  • Commencez la réunion par un sujet qui attire l’attention des personnes présentes. Dans son article « 14 Tips for Leading a More Effective Meeting », Forbes recommande de commencer la réunion par une statistique, une histoire ou une citation qui se rapporte à l’objectif de votre rencontre. Ceci éveillera la créativité de l’équipe et engagera davantage son intérêt.

  • Invitez tout le monde à participer. Il est possible que quelques employés éprouvent plus de difficulté à parler devant le groupe, donc portez une attention particulière aux signes non verbaux qui indiquent qu’une personne veut parler. Par exemple, un employé timide pourrait soudainement se mettre à écrire des notes ou à hocher de la tête au lieu de prendre la parole.

  • Énoncez les points qui ont été décidés. À la fin de la rencontre, énoncez de nouveau les points sur lesquels vous vous êtes décidés et assignez-les à des membres d’équipe précis.

  • Faites un suivi. Après la rencontre, envoyez un courriel pour brièvement résumer ce qui a été discuté pendant la réunion. Il est préférable de ce faire sous forme d’une liste afin que les employés puissent rapidement lire le message.

La gestion efficace des réunions est une compétence qui bénéficie à vous et à votre équipe à court terme puisqu’elle permet de mettre tous les membres sur la même longueur d’onde, leur permettant ainsi de se concentrer sur un objectif commun. De plus, elle peut également vous servir à long terme, comme l’organisation efficace de réunions constitue une compétence générale que vous pourrez utiliser tout au long de votre carrière en gestion.

Source :

https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2016/06/30/14-tips-to-lead-and-facilitate-meetings-more-effectively/#12f93c1a2342