Noyé dans le travail? Six façons d'être plus efficace

Noyé dans le travail? Six façons d'être plus efficace

Avez-vous l'impression que le travail s'empile autour de vous, en dépit de vos meilleurs efforts pour respecter les échéanciers? 

En assumant que votre superviseur ne vous donne pas une surcharge de travail et qu'on ne vous demande pas d'effectuer du travail pour lequel vous n'êtes pas qualifié, vous souffrez peut-être simplement d'un manque d'efficacité. Puisque réduire votre charge de travail n'est probablement pas une option, vous devrez apprendre à travailler de façon plus efficace.

Gardez ces six conseils à l'esprit.

1. Établissez des dates d'échéance pour vous-même. Comme le souligne John Rampton, qui écrit dans Inc., dans « 15 Ways to Increase Productivity at Work », un certain niveau de stress, particulièrement lorsque l'on se l'impose à soi-même, peut vous aider à mieux vous concentrer sur vos objectifs. Alors lorsque vous travaillez sur un projet important qui demandera un effort significatif, établissez une date d'échéance pour vous-même — une qui est plus tôt que la date d'échéance réelle établie par votre employeur.

2. Établissez un calendrier au début de chaque journée. Peu importe à quel point il est tentant de plonger dans votre projet favori, il est plus intelligent de réviser ce que vous devez accomplir, puis de planifier votre journée en conséquence. Par exemple, réservez quatre segments 15 ou 20 minutes pour les courriels et autres correspondances; deux ou trois segments de 90 minutes pour les projets à long terme ou plus importants; et divisez le reste de votre temps en fonction des tâches que vous devez compléter.

3. Prévoyez de courtes pauses. Dans son article paru dans Psychology Today et intitulé « Want to Get More Done? Start Taking Breaks » Ron Friedman, Ph.D., déclare que nous avons une capacité limitée à soutenir la concentration pendant des périodes prolongées. Il affirme aussi que les études démontrent que des pauses occasionnelles servent à nous ré-énergiser, permettant de meilleures prises de décisions et une productivité augmentée. 

Notez que simplement changer d'activité à l'ordinateur ne compte pas comme une pause : vous devez vous lever, vous déplacer et donner à votre esprit une pause d'écran. Si vous devez faire une vérification auprès de votre superviseur ou d'un collègue, marchez jusqu'à son bureau. Marchez jusqu'à la fontaine réfrigérée, ou prenez même les escaliers jusqu'au café du hall d'entrée pour commander un latté (décaféiné).

4. Évitez de consommer trop de caféine. Une ou deux tasses de café peuvent vous donner une dose d'énergie lorsque vous vous sentez ralentir. Si vous buvez trop de caféine, cependant, vous serez encore plus fatigué parce qu'elle vide vos glandes surrénales. Choisissez plutôt du café décaféiné, de l'eau en bouteille ou du thé vert.

5. Gérez vos communications. Les courriels, messages, messages texte, messages vocaux — la quantité de communications que vous recevez en une journée peut être écrasante. Au lieu de vous laisser distraire par une alerte toutes les quelques minutes, éteignez toutes les notifications et utilisez vos segments planifiés pour prendre vos messages. Établissez alors une hiérarchie entre ceux auxquels vous devez répondre et ceux qui peuvent attendre au moment où vous aurez terminé vos tâches les plus importantes de la journée.

6. Vérifiez votre niveau de productivité. Il existe de nombreuses façons de traverser la journée sans rien faire de réellement productif. Vous devez adopter une approche proactive et vérifier régulièrement si ce que vous faites et la façon dont vous le faites vous amènent plus près de votre objectif. Un article dans Fortune intitulé « 10 ways to increase your efficiency at work » présenté à l'origine dans DomaineHome.com, affirme que chacun peut augmenter leur niveau de productivité. Une façon de le faire est de déterminer si vous êtes multitâches ou si vous devez vous concentrer sur une seule chose à la fois. Une fois que vous avez trouvé le style de travail qui vous convient, conservez-le et vous deviendrez fort probablement plus productif.

Améliorer votre efficacité au travail implique de développer des stratégies efficaces afin de remplir vos responsabilités. Avec ces conseils, vous pouvez changer vos habitudes de travail, profiter d'un niveau de productivité augmenté et ne plus jamais vous sentir comme si vous étiez noyé dans le travail.