Comment garantir le succès de vos vidéoconférences

Comment garantir le succès de vos vidéoconférences

Plusieurs professionnels pensent encore aujourd’hui que les rencontres en tête-à-tête sont le moyen le plus efficace de faire les affaires. Cependant, grâce aux avancées technologiques et à la vitesse grandissante de l’Internet, les vidéoconférences (ou les rencontres virtuelles) en sont la meilleure alternative. De plus, il est important de comprendre que pour maintenir votre niveau de professionnalisme habituel pendant une vidéoconférence, il vous faut plus que simplement télécharger une application et parler dans votre téléphone intelligent. Gardez les conseils suivants à l’esprit.

  • Assurez-vous que votre connexion Internet est fiable et à haute vitesse. De cette façon, votre entretien se déroulera de manière harmonieuse. Si vous vous connectez à l’Internet à partir de votre ordinateur portable au lieu d’un ordinateur de bureau, utilisez une connexion filaire Ethernet afin d’éviter les problèmes avec le Wi-Fi.

  • Choisissez un bon logiciel de vidéoconférence. Si c’est vous qui organisez la rencontre, choisissez l’application que vous utiliserez. Vérifiez les revues de FinanceOnline sur les applications de vidéoconférence les plus populaires en consultant sa liste des « 13 Most Popular Video Conferencing Software ».

  • Vérifiez votre équipement. Avant votre rencontre, assurez-vous que le logiciel soit installé correctement sur votre dispositif et exercez-vous à l’utiliser. Vous devriez également vérifier votre caméra et l’entrée et la sortie audio.

  • Ayez un plan de secours. Dans son article intitulé « Best Practices for Effective Video Conferencing », le département des TI de l’Université Stanford recommande de toujours avoir un plan de sauvegarde pour communiquer avec vos collègues dans le cas où votre connexion ne fonctionnerait pas. Gardez à portée de main le numéro de téléphone et le courriel d’au moins une autre personne afin que vous puissiez communiquer avec elle si vous en avez besoin.

  • Choisissez le bon endroit. Évitez les contre-jours provenant de fenêtres ou de lumières puisqu’ils feront en sorte que l’éclairage de votre vidéo sera de mauvaise qualité. Installez-vous plutôt dans un endroit silencieux et bien éclairé. Évitez de laisser apparaître dans la vidéo des objets qui pourraient distraire votre interlocuteur, comme des cadres au mur ou du désordre sur votre bureau. De plus, gardez toutes les fenêtres serrées et éteignez tous les dispositifs électroniques sonores pour réduire le risque que des bruits de fond interfèrent dans la rencontre.

  • Habillez-vous et comportez-vous de manière professionnelle. Il est important de s’habiller et de se comporter de façon professionnelle, tout comme vous le feriez lors d’une rencontre en personne — même si vous travaillez à partir du confort de votre foyer. Ne faites pas l’erreur de combiner une chemise et une cravate avec des bermudas ou d’autres vêtements informels — vous ne savez jamais quand vous devrez vous lever pour aller faire quelque chose.

  • Sachez quand utiliser la touche de sourdine. Dans son article paru sur Entrepreneur intitulé « The Biggest Do’s and Don’ts of Video Conferencing », Bryan Lovgren recommande de mettre votre microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas. De cette façon, vous minimiserez le bruit de son et toutes les parties pourront mieux se concentrer sur ce que dit la personne qui parle.

Avec l’accroissement de la mondialisation, de plus en plus d’entreprises devront utiliser les vidéoconférences pour raccorder des employés travaillant à partir de différents endroits. Gardez donc ces conseils à l’esprit pour communiquer avec confiance et professionnalisme avec vos collègues qui travaillent à distance.

Sources :

https://communications-software.financesonline.com/c/video-conferencing-software

https://uit.stanford.edu/videoconferencing/best-practices

https://www.entrepreneur.com/article/238902